Política de protección de datos
ALCANCE
Para ACCESORIOS Y ACABADOS S.A.S, es muy importante que usted y suempresa estén informados adecuadamente sobre las políticas de protección de datos personales que actualmente adelantamos para su seguridad y tranquilidad.
Nuestras políticas están respaldadas por la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 y la Entidad que vigila el cumplimiento de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio.
En este documento usted encontrará:
1. ¿Quiénes somos?
2. Objetivos de la política
3. Definiciones
4. Seguridad de los datos personales
5. Aviso de privacidad
6. Canales de información
¿Quiénes somos?
Somos una empresa especializada en traer a Colombia el mejor producto del mercado el cual se caracteriza por tener excelente diseño y tecnología para la dotación del baño. Nuestra experiencia y conocimiento del sector del diseño y la construcción nos permiten seleccionar y ofrecer los mejores productos a nivel mundial para el mercado institucional y residencial colombiano, así como proveer servicio técnico profesional, acompañando al cliente en todas las etapas del proceso.
Definiciones
1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por AyA, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de AyA. En los eventos en que AyA no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando AyA y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Objetivo
El objetivo de esta política es informar los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales de nuestros clientes y empleados. Así mismo, su adecuado almacenamiento, autorización y supresión de información previa solicitud escrita por el interesado. De igual manera, el objetivo de la recolección de datos es para asuntos contables y de facturación.
Alcance
Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales y brindar adecuada protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información.
Datos
En cuanto a nuestros clientes, los datos almacenados, son los correspondientes a los informados en el RUT, estos son: Nombre, identificación, domicilio, teléfono y correo electrónico de notificación.
Respecto a nuestros trabajadores, todos sus datos son los almacenados exclusivamente para efectos de contratación y las responsabilidades subsiguientes o derivadas de la misma.
Responsable
Para todos los efectos legales, AyA, será la responsable del almacenamiento y protección de todos los datos recaudados por sus canales de información, no es tercerizada ninguna información de datos a terceros.
Canales de recolección de datos
Son canales de recolección de datos personales, correo electrónico, teléfono y página web.
Autorización de datos personales
en el RUT, implica la autorización para su tratamiento de conformidad con las finalidades establecidas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, entre ellas la facturación, el cumplimiento de obligaciones legales y contables, la gestión de la relación comercial y el envío de información comercial, promociones, ofertas y novedades relacionadas con los productos y servicios de la compañía.
Para el retiro de la autorización de nuestra base de datos deberá ser solicitado por medio escrito mediante envío al correo electrónico indicado en la página web de
AyA y aquí: comercial@accesoriosyacabados.com.co
Para efectos de contratación, se entenderá entregada la autorización una vez es suscrito el contrato de trabajo con AyA..
Almacenamiento
AyA, conserva los datos almacenados y observa su protección mediante diferentes herramientas y políticas de privacidad de información.
Principios aplicables al tratameinto de datos personales
La protección de datos personales en AyA estará sometida a las siguientes reglas, las cuales serán tomadas como fundamento y base para determinar los procesos internos que tengan que ver con el tratamiento de datos personales y se interpretaran de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
Consentimiento informado o principio de Libertad
El tratamiento de los datos personales dentro de AyA solo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del Titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del Titular.
Legalidad
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
Finalidad del Dato
El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
Calidad o veracidad del dato
Los datos de carácter personal recolectados por AyA deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
Transparencia
En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
En la recolección de los datos personales por parte de AyA se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Al interior de AyA queda prohibida la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación Restringida
Los datos personales que recolecte o trate AyA serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a AYA que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando AyA a dichos datos personales.
Los datos personales bajo custodia de AyA no estarán disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
Temporalidad del dato
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, AyA deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos de AyA, cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Seguridad del Dato
AyA, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.
AyA, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la Compañía, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad
AyA y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.
AyA implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Deber de Información
AyA informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Buses de Datos de
carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Protección especial de datos sensibles AyA no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud. AyA no recolecta ni almacena datos sensibles.
Tratamiento y finalidades
El tratamiento que realizará el AyA será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y los datos personales, atendiendo de forma estricta losdeberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
Datos personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano: Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, AyA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central físico y digital.
Los datos personales de los extrabajadores se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. Fines estadísticos o históricos.
Tratamiento de datos personales de Proveedores.
AyA solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
Cuando se le exija a AyA por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de
proveedores serán:
Envío de información requerida para contratar y realizar gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Las demás establecidas especificamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.
AyA podrá recolectar datos personales de los trabajadores de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten.
La recolección de los datos personales de trabajadores de los proveedores por parte de AyA tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los trabajadores; por tanto, una vez
verificado este requisito, AyA devolverá tal información al proveedor o en su defecto debidamente resguardada en los archivos físicos y digitales de la compañía.
AyA como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus proveedores, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico.
Los trabajadores desde su proceso de contratación autorizan la publicación de imágenes, referencias, obras artículos o comunicaciones de los trabajadores de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por AyA. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de AyA o sus vinculadas.
AyA se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos morales de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Los derechos patrimoniales sobre cualquier obra o imagen personal u desarrollo creado en virtud de la relación laboral o contratada por AyA, es de su propiedad y manejo.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con AyA, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
Derechos de los titulares de los datos
Correo electrónico para PQR
Política general.
AyA no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
Modificaciones a las póliticas
Ley jurisdicción y vigencia
La presente política estará sujeta a la normatividad colombiana relacionada con protección de datos personales Astablecidas en la 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. Cualquier inconveni¢ érá notificado a la superintendencia de industria y Comercio.