ALCANCE

La presente Política de Protección de Datos Personales ha sido elaborada conforme a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, las cuales serán aplicadas por Accesorios y Acabados a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de sus clientes, trabajadores y proveedores o contratistas que sean objeto de Tratamiento.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES

Accesorios y Acabados S.A.S con domicilio principal en Bogotá – Colombia, calle 95 No 13-76, identificado con NIT 860.536.345-7.

Teléfono +57 (1) 691 5330

Correo electrónico: comercial@accesoriosyacabados.com.co

DEFINICIONES

Para efectos de la presente política y de conformidad con lo establecido en la norma, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  9. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, Accesorios y Acabados aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Consentimiento informado o principio de Libertad

El tratamiento de los datos personales dentro de Accesorios y Acabados, sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos. Los datos personales no podrán ser obtenidos,
tratados o divulgados sin autorización del Titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del Titular.

Legalidad

El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

Finalidad del Dato

Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa
acerca de la finalidad de la información suministrada.

Calidad o veracidad del dato

La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia

En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y Circulación Restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Temporalidad del dato

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, Accesorios y Acabados deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos de Accesorios y Acabados cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

Seguridad del Dato

Accesorios y Acabados, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos
personales, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad

Accesorios y Acabados y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.

Accesorios y Acabados implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

Deber de Información

Accesorios y Acabadas informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la empresa, la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

Protección especial de datos sensibles

Accesorios y Acabados no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización
expresa del titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad de Accesorios y Acabados, estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiera.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Accesorios y Acabados será el que recolecta, almacena, procesa, usa y transmite o transfiere (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por Accesorios y Acabados.
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
  • Controlar el acceso a las oficinas de Accesorios y Acabados y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de la compañía cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de La compañia y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Accesorios y Acabados.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Accesorios y Acabados, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
  • Planificar actividades empresariales.

Respecto a los Datos de Proveedores:

  • Para el proceso de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
  • Para hacer el registro en las bases de Datos de Accesorios y Acabados.
  • Para invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por Accesorios y Acabados con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por Accesorios y Acabados.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  • Controlar el acceso a las oficinas de Accesorios y Acabados y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de La compañía, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Accesorios y Acabados, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales Accesorios y Acabados está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o
    rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Accesorios y Acabados para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Ser informado por Accesorios y Acabados, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a Accesorios y Acabados la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los
    procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Accesorios y Acabados, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido
    objeto de Tratamiento.Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

    • Por el Titular;
    • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
    • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
    • Por estipulación a favor de otro o para otro.

    De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

    • Cuando sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
    • En casos de emergencia médica o sanitaria.
    • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de personas.

    En los anteriores casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

Deberes de Accesorios y Acabados como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Accesorios y Acabados tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la compañia hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

Accesorios y Acabados atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Accesorios y Acabados sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, la compañía deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

Accesorios y Acabados se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

LEGISTACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 31 de Mayo de 2017.